MANAJEMEN KERASIPAN “ MENGINDEKS”

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis penjatkan kehadirat Allah SWT, yang atas rahmat-Nya maka penulis dapat menyelesaikan sebuah tugas dari mata kuliah yang berjudul “Manajemen Kearsipan”. Dengan judul makalah “ Mengindeks ”

Dalam Penulisan makalah ini penulis merasa masih banyak kekurangan-kekurangan baik pada teknis penulisan maupun materi, mengingat akan kemampuan yang dimiliki penulis. Untuk itu kritik dan saran dari semua pihak sangat penulis harapkan demi penyempurnaan pembuatan makalah ini.

Dalam penulisan makalah ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang tak terhingga kepada pihak-pihak yang membantu dalam menyelesaikan makalah ini.

Akhirnya penulis berharap semoga materi ini dapat bermanfaat dan menjadi sumbangan pemikiran bagi pihak yang membutuhkan, khususnya bagi penulis sehingga tujuan yang diharapkan dapat tercapai, Amiin.

                                                                                    

                                                                                                 Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.................................................................................. i

DAFTAR ISI................................................................................................ ii

BAB  1  PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang masalah...................................................................... 1

B.     Rumusan Masalah............................................................................... 1

C.     Tujuan Penulisan................................................................................. 2

D.    Manfaat Penulisan.............................................................................. 2

BAB  II  PEMBAHASAN

A.    Pengertian Indeks dan Mengindeks.................................................. 3

B.     Fungsi  dan Kegunaan Indeks........................................................... 4

C.     Peraturan Mengindeks....................................................................... 6

BAB  III  PENUTUP

A.    Saran................................................................................................. 16

B.     Kesimpulan....................................................................................... 16

DAFTAR   PUSTAKA..................................................................................

BAB I
PENDAHULUAN

A.  Latar Belakang

Indeks merupakan istilah yang terdapat dalam bidang perpustakaan dan dianggap sebagai salah satu sistem temu kembali informasi. Mengindeks dan mengkatalog merupakan suatu kegiatan yang ada di perpustakaan, kedua pekerjaan tersebut sama namun sedikit berbeda, biasanya dalam mengindeks ada unsur sedikit menganalisa atau menguraikan suatu karya. Misalnya suatu karya dimana dalam karya tersebut terdiri dari beberapa karya orang yang berbeda, baik judul maupun subyeknya, maka sebaiknya masing-masing itu perlu kita uraikan satu-persatu dengan membuatkan indeksnya.

Mengindeks juga digunakan dalam kerasipan. Dimana didalam kegiatan kearsipan yang menjadi pokok perhatian adalah bagaimana mengatur arsip agar secara tepat disimpan dan tepat pula ditemukan kembali apabila arsip tersebut diperlukan.dengan kata lain adalah bagaimana suatu arsip diatur dengan tepat dan jika dibutuhkan akan mudah ditemukan. Kesalahan dalam menyusun dan mengindeks suatu arsip akan mnyebabkan tidak menyatunya semua berkas dalam kata lain berkas akan bercerai sehingga sangat sulit untuk menemukanya kembali. Oleh karena itu selain adanya pengendalian yang baik diperlukan juga ketepatan dalam mengindeks.

B.  Rumusan Masalah

Agar masalah dalam makalah ini tidak meluas maka penulis membatasi rumusan masalah yang akan di bahas dalam makalah  ini , diantaranya yaitu :

1.      Apakah pengertian indeks dan mengindeks ?

2.      Apa saja fngsi dan kegunaan dari indeks ?

3.      Terbagi atas berapakah peraturan mengindeks

C.  Tujuan

Tujuan dari penulisan makalah ini adalah :

1.      Agar mahasiswa dapat mengetahui dan membedakan pengertian indeks dan mengindeks

2.      Mahasiswa bias mengetahui dan menjelaskan kembali apa saja fungsi dan kegunaan indeks.

3.      Mahasiswa dapat mempraktekan kembali peraturan mengindeks.

D.  Manfaat

Manfaat dari penulisan makalah ini adalah mahasiswa akan lebih memahami arti dari mengindeks dan indeks, karena selama ini mereka hanya mengenal klasifikasi buku. Selain itu dapat melatih keterampilan mahasiswa dalam menulis.

BAB II

PEMBAHASAN

A.  Pengertian Indeks Dan Mengindeks

salah satu kegiatan dalam penyimpanan arsip adalah kegiatan mengindeks, mengindeks adalah mennetukan urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Kata-kata tangkap berupa nama oranag, nama badan/organisasi, nama tempat, istilah subjek atau angka tergantung pada sistem penympanan yang digunakan.menrurut susunan diri ARMA (American Record Management Assiciation) peraturan mengindeks itu berjumlah 20 puluh buah yang dipergunakan oleh kebanyakan operusaaan, organisasi dan badan pemerintah di Amerika Serikat.

Indeks merupakan serana penemuan kembali surat atau arsip dengan cara mengidentifikasi surat melalui peunjukan sutau tanda pengenal  yang dapat memebedakan surat tersebut dengan lainya. Indeks merupakan alat dalam penemuan informasi dalam arsip. Disamping indeks diperlukan pula tunjuk silang ( crossreference ) yaitu alat untuk melengkapi indeks dalam menampunga penamaan dan peristilahan lain yang mempunyai art sama, serta mempertrmukan bebearapa keterangan yang beebeda yang berhubungan dengan fillingnya yang berbeda pula.

Biasanya banyak pula kata lain, seperti kata tangkap( catch word ) yang digunakan sebagai indeks. Memang kata tangkap merupakan suatu kata dari indeks yang dijadikan dasar atau inverse  atau pembaliakan susunan kata dari indeks untuk memudahkan penemuan kembali, ada tiga macam pengertian indeks sebagai berikut :

1.      Indeks dalam penegertian umum adalah alat untuk menentukan tempat penyimpanan dokumen ( cetkan, tulisan, dan sebagainya )

2.      Indeks dalam pengertian perpustakaan adalah :

a.       Katalogisasi

b.      Identifikasi buku

c.       Deskripsi isi

d.      Judul subyek/masalah

e.       Kode atau nomor klasifikasi

f.       Membuat catalog

g.      Menyususun catalog

h.      Menempatkan/menyusun buku dalam tempatnya

3.      Indeks dalam pengertian kearsipan adalah :

a.       Petunjuk

b.      Tanda pengenal

c.       Menentukan tempat pentaan berkas

d.      Menemu kembali arsip

Dengan memperhatikan ketiga perbandingan ini maka kitapun dapat mengerti apa sebenarnya yang dimaksudkan dengan indeks dalam kearsipan.

B.  Fungsi dan Kegunaan Indeks

Fungsi dan kegunaan indeks dalam bidang kearsipan dapat kita kelompokan dalam 2 acam yaitu :

1.      Pada arsip aktif, penyelenggaraan terdapat dalam kolom kartu kendali. Dalam hal ini merupakan penunjang dalam tata kearsipan dinamis. Kemudian indeks dalam kelompok ini membedakan arsip dalam klasifikasi. Jadi pada prinsipnya indeks tidak sama dengan masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi kearsipan. Selain itu indeks merupakan tanda pengenal langsung dalam penataan berkas ( tanpa kode ).

2.      Pada arsip inaktif, indeks mewujudkan “ jaringan Informasi” dalam suatu instansi ( indeks induk ).

Dalam pelaksanaanya mengindeks berarti menentukan tanda pengenal surat, maka perlu sekali membuatnya seksama mun gkin, harus dapat memilki keterangan isi surat yang tepat. Kemungkinan akan terdapat lebih dari satu indeks, maka pilihan indeks yang tepat satu saja dan ini merupakan indeks utama, sedangkan yang lianya merupakan tunjuk silang.

Syarat-syarat indeks:

1.      Singkat, jelas dan mudah diingat

2.      Kata benda atau kata pengertian kebendaan

3.      Harus berasal dari surat masuk atau surat keluar

4.      Harus berorientasi kepada kebutuhan si pemakai

Bentuk indeks dapat berupa kartu, daftar dan buku. Seabagai contoh dapat kita jumpai dalam kehidupan sehari-hari, yaitu buku petunjuk telepon, buku inipun disusun dengan sistem indeks. Indeks dan tunjuk silang merupkan technical skill dalam  filling operations, sehingga harus dipelajari dan dihayati sebaik-baiknya oleh petugas kearsipan. Ada kebiasaan yang kurang baik dan merugikan kita sendiri, terutama petugas kearsipan yaitu sering mengabaikan “technical  skill ” dalam penataan berkas. Sebab itu selalu timbul kesulitan dalam penemuan kembali arsip yang diperlukan.

Selanjutnya perlu diperhatikan bahwa petugas kearsipan harus terampil, cepat, dan tepat mencari dan menemukan indeks surat atau arsip yang sedang ditangani, sebab kalau tidak cepat, tepat, petugas  indeks tersebut akan tertinggal oleh waktu, sedangkan surat atau arsip akan lebih menumpuk yang mengakibatkan menyulitkan mereka sendiri dalam menentukan tanda pengenal (indeks )  tersebut.

Keterlambatan mnentukan indeks dapat mengganggu pekerjaan ppenemuan kemabali surat atau arsip yang sedan diperlukan. Pengalaman menunjukan pula, sukarnya atau terlalau lama menentukan kembalu surat atau arsio disebabkan pula tidak seragamnya indeks yang telah dibentuk semula oleh unit kearsipan, setetalah diteruskan ke unit pengelola surat tersebut disimpan dengan indeks yang lain. ( Abubakar,1996:60)

Untuk mengatasi maslaah ini, petugas kearsipan atau petugas tatausaha setiap unit pengelola harus mempelajari syarat atau ketentuan pelaksanaan mengndeks. Supaya terdapat keseragaman menentukan indeks, sebaiknya pula dibuatkan peraturan indeks, dan tunjuk silang badi instansi masing-masing, sehingga para petugas indeks dapat menentukan indeks surat atau arsip yang tepat dan cepat.

C.  Peraturan Mengindeks

1.     Peraturan 1 : Nama Orang

Nama orang diindeks menjadi urutan sebagaiberikut, yaitu nama belakang, nama depan, dan nama tengah ( bila ada ). Untuk nama cina dan korea urutanya tetap karena nama keluarga mereka terletak didepan .

Nama	Indeks			Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
Budi Setiawan	Setiawan	Budi		6
Tri Ari Susilo	Tri	Tri	Ari	7
Budiman	Budiman			1
Cheng Lie Tin	Cheng	Lie	Tin	2
Chia Giok Nio	Chia	Giok	Nio	3
Yasuhiro Nakasone	Nakasone			5
Mista Bin Idris	Idris	Bin	Bin	4

2.    Peraturan 2 : Mengabjad

Mengabjad adalah menyusun kata-kata dan nama yang sudah di indeks menurut urutan abjad lain, dengan cara membandingkan unit pertama masing-masing huruf demi huruf. Bila nama huruf pertama sama, maka yang dibandingkan adalah unit kedua masing-masing huruf demi huruf dan seterusnya.

Nama	Indeks			Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
Anisa Herma	Herma	Anisa		2
Anis Herma	Herma	Anis		1
Anisa Herman	Herman	Anisa		3
Anisa Hermansyah	Hermanysah	Anisa		4

3.    Peraturan 3 : Nama Tanggal dan Silangkan

Nama tanggal di dalam urutan mendahului nama tanggal lainya yang sama yang mempunyai singkatan. Singkatan medahului kepnjanganya Nama-nama yang pendek mendahului nama tunggal yang lebih panjang. Peraturan ini lebih dikenal dengan sebutan “ tidak ada mendahului ada ”

Nama	Indeks			Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
Bambang B	B	Bambang		1
Bambang Budi	Budi	Bambang		2
Bambang Budiman	Budiman	Bambang		3

4.    Peraturan 4 : awalan nama Keluarga

Nama asing banyak yang menggunakan nama keluarga sebagai awalan. Awalan nama-nama keluarga dalam indeks terpisah dari nama keluarganya, sebgaai unit pertama. Awalanya tersebut adalah : Da, De, Del, DU, Fitz, La, Le , M’, Mc, Mac, O’,St,Van,Vander,Von dan lain-lain. Alan M, Mc diindeks dengan Mac, dan St didindeks saint.

Nama	Indeks			Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
John Van Ocker	Van Ocker	John		5
Charly McCarthy	McCarthy	Charlie		3
Alex dakosta	Dakosta	Alex		1
John Enroe	Mac Enroe	John		2
George St. Jhon	Saint John	George		4

5.    Peraturan 5 : Nama Perusahaan

Indeks perusahaan yang bukan berasal dari nama orang atau kehidupan dari nama orang tetapi tidak lengkap dituliskan seperti semula. Nama orang tidak lengkap terdiri dari satu unit. Jenis( bentuk ) usaha terdiri dari kata ganda atau majemuk (lihat peraturan 11) diindeks sebagai 1 unit misalnya, took buku, perseroan terbatas, beauty salon, dan lain-lain, diindeks sebagai berikut :

Nama	Indeks		Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2
Toko Sumber Makmur	Sunber Makmur	Toko	3
Lembaga Pendidikan Harapan	Harapan	Lembaga Pendidikan	1
Saragih Lapo Tuak	Saragih	Lapo Uak	2
Wijaya Electronic	Wijaya	Electronoc	5
Susu Beauty salon	Susi	Beauty Salon	4

6.    Peraturan 6 : Nama Perusahaan bersal dari Nama Orang Lengkap

Indeks dari nama perusahaan yang berasal dari nama orang lengkap dituliskan denga urutan pada peraturan 1, yaitu urutan nama belakang, nama depan dan nama tengah ( bilaman ada ). Nama orang lengkap terdiri lebih dari 1 unit.

Nama	Indeks				Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3	Unit 4
Firma Sukojo Ali	Ali	Sukoco	Firmal		1
John Drew Lumber Company	Drew	John	Lumber	Company	2
Pt Budi Hartono	Hratono	PT	PT		3
P.T. Miller Corporation	Miller	P	T	Corporation	5
Adnan Buyung Nasution & Ass.	Nasution	Adam	Buyung	Associates	4

7.    Peraturan 7: Kata Sandang “ The”

Kata sandang “the” didalam indeks ditulus didalam tanda kurung, tetapi waktu mengabjas diabaikan. The yang terletak didepan, pada indeks siletakan di dalam tanda kurung,. The yang terletak ditengah, pada indeks diletakkan pada unit sebelumnya didlam tanda kurung.

Nama	Indeks			Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
The National Shop	National	Shop (the)		2
Andrew The Baker	Andrwe (the)	Baker		1

8.    Peraturan 8 : Nama dengan Tanda Hubung

Kata atau nama-nama yang disatukan dengan tanda hubung dianggap debgai satu unit. Untuk nama orang lengkap yang mengandung tanda hubung diinseks seperti peraturan 1 yang dibalik.

Nama	Indeks			Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
Andrean Herman-Sugiarto	Herman-Sugiarto	Andrian		1
Lia-Tia Restaurant	Lia-Tia	Restaurant		4
Alex J Lee-Barry	Lee-Barry	Alex		2
Alex John Lee-Barry Company	Lee-Barry	John	Company (the)	3

9.    Peraturan 9 : singkatan

Nama orang lengkap terdiri lebih dari satu unit

Nama	Indeks			Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
Toko Jam OHM	H	H	Toko jam	2
ASEAN				1
TVRI				4
RRI				3

10.              Peraturan 10 : bentuk usaha dan kata sambung

Bentuk usaha atau yang dapat disamakan dengan bentuk usaha diindeks sebagai unit dengan menempatkan di belakang. Bentuk usaha yang terdiri dari kata ganda indeks sebgaai satu unit. Perlu diingat bahwa prinsip mengindeks adlah bagian nama yang sebenarnya selalu diletakan didepan, sebab nama itulah yang dijadikan dasar urutan abdjad. Kata sambung seperti :dan, and, dan for, dalam. Dan sebagainya. Didalam indeks tetap dituliskan, tetapi diabaikan pada waktu mengabjad, ditempatkan dibelakang unit bersangkutan didalam tanda kurung. Untuk jelasnya dapat dilihat pada contoh berikut ini :

Nama	Indeks			Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
PT Sido Muncul	Sido muncul	Perseroan terbatas		5
Jill Co.Ltd	Jill	Company	Limited	2
Toko Buku Gunung agung	Gunung Agung	Took Buku		1
Lapangan terbang Halim Perdana Kusuma	Perdanakusuma	Halim	Lapangan Trebang	4
Macleod & Co.Ind	Macleood(&)	Company	Incorporated	5

11.              Peraturan 11: kata majemuk

Dalam bahasa inggris aa kata yang boleh ditulis satu kata dan yang dapat ditulis dengan dua kata, hal ini tidak terdapat dalam bahasa Indonesia. Misalnya “airport” dapat dibuka juga sebgai “ air port ”, tetapi “  lapangan terbang” tidak mungkinditulis menjadi “ lapangan terbang”. Didalam indeks kata-kata bahasa inggris yang dapat ditulis sebagai satu atau dua kata dipandang sebagai satu unit, demikian pula kata majemuk dalam bahasa Indonesia, didalam indeks dijadikan satu unit.

Nama	Indeks		Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2
Rumah Sakit Amanda	Ananda	Rumah Sakit	1
Poli Klinik satya Wacana	Satya Wacana	Poli Klinik	2
PT Terang Benderang	Terang Benderang	Perseroan Terbatas	3

12.              Peraturan 12  : Nmaa Tempat yang Ganda

Nama tempat yang ganda diindeks sebagai satu unit tanpa memperhatikan apakah nama tersebut bahasa Indonesia atau bahasa asing.

Nama	Indeks			Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
The New York Times Corp	New York	Times	Corporation (the)	1
Terminal Jakarta Selatan	Jakarta Selatan	Terminal		2
Toko Mas Bukit Tinggi	Bukit Tinggi	Toko Mas		3
Kuala lumpur Hotel	Kuala Lumpur	Hotel		5
Rumah Makan Tulung agung	Tulung Agung	Rumah makan		4

13.              Peraturan 13 : Gelar dan Pangkat

Gelar dan pangkat dapat dikelompokan menjadi empat kelompok, yaitu kesarjamaan, kebangsawanan, keagamaan dan kepangkatan. Didalam indeks, gelar dan pangkat bukan unit dan dituliskan dalam tanda kurung dibelakan unit terakhir. Kalau namanya adalah nama lengkap maka dalam indeks nama tersebut dibalik, sedangkan nama tunggal adalah tetap. Istilah senioritas seperti:jr, Sr, I,II, Iii dan lain-lain adalah unit dalam indeks ditempatkan dalam tanda kurung sebagai unit terakhir.

Nama	Indeks			Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
Prof.Dr. Adi Santoso	Santoso	Adi (Prof.Dr)		5
Dr. Budiman	Budiman(Dr)			1
Lady Diana spencer	Spencer	Diana Lady
K.H. Ali Mustofa	Mustofa	Ali (K.H)		3
Pastor Suwarno	Suwaeno (pastor)			7
Pendeta Daniel herawan	Herawan	Daniel (pendeta)		2
Let.Jen. Ali Sadikin	Sadikin	Ali (Let.Jen.Purn		4
John Smith,Jr	Smith	John	(Jr)	6

14.              Peraturan 14 : kepunyaan

Tanda kepunyaan dalam bahasa inggris ditandai dengan postrof dan huruf s, sedangkan kata yang berakhiran huruf s cukup ditandai dengan apostrop saja. Tanda apostrof dan huruf s ini didalam indeks tetap divcantumkan, tetapi dalam mengabjad tidak diperhitungan ( di abaikan ).

Nama	Indeks			Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
Myer’s Oxygen Service	Myer’s	Oxygen Service		1
Thomas B. Myer	Myer	Thomas	B	2
Myer’s Pant store	Myer’s	Pant store		3
Hendry Myerson	Hendry	Hendry		4

15.              Peraturan 15 : Badan Pemerintah Pusat Dan Kepanitiaan

Badan pemerintah pusat, seperti Departemen, Lembaga non Departemen, dan Lembaga-lembaga tinggi Negara diindeks mellaui nama negara, diikuti nama instansi dari yang lebih tinggi sampai yang lebih rendah ( misalnya nama departemen, iikuti nama direktoran jendral, kemudian nama biro bilaman ada). Jenis pemerintahan dan tingkat instansi seperti kata-kata departemen, ministry, biro,  dan sebagainya ditempatkan dalam Tanda Kurung sebagai unit. Untuk nama pemerintah federal Amerika Serikta, sebagai unit kegiatan adalah kata “Government”. Nama- nama kepanitian ( Commite, dan sebagainya) diindeks sesuai nama kepanitiaan dengan unit-unit sesuai peraturan mengindeks yang ada.

Nama	Indeks			Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
Kanwil Dep.penerangan Provinsi Kalbar	Kalimantan Barat	Propinsi	Penerangan (kanwil Dep)	1
Dinas Pertanian Kab.Karawang Jawa barat	Karawang	kabupaten	Pertanian(Dinas)	4
DPRD Provinsi Lampung	Lampung	Provinsi	Dewan Perwakilan Rakyat Daerah	2
Dept.OF Education New York State	New York	State	Education (Dept.op)	3

Peraturan 16 : Badan Pemerintah Daerah dan Pengaturan Tinggi

Nama Badan Pemerintah Daerah diindeks menurut nama daerah, diikuti tingkat daerah bersangkutan, kemudian sterusnya nama-nama instansi dari yang tinggi ke yang lebih rendah, dengan masing-masing tingkat instansi ditempatkan dalam tanda kurung dibelakang nama instasi masing-masing. Kata-kata dalam kurung adalah bukan unit dan didalam mengabjad diabaikan. Jenis perguruan tingi dibelakang dari namanya didalam indeks.

Nama	Indeks					Urutan
	Unit 1	Unit 2	Unit 3	Unit 4	Unit 5	Abjad
Committee for world travel	Committee (for)	World	Travel			1
US Dept of Commerce Bureau of Census	United	States	Government	Commerce (Dept. of)	Cesus (Bureau of )	5
MPR RI	Indonesia (Rep)	Majelis Permusyawaratan Rakyat				3
Kingdom of Sweden Ministry of defense	Sweden Kingdom of	Defense (Ministry of)				4
LIPI	Indonesia (Rep)	Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia				2

Peraturan 17 : Angka

Angka yang terdapat pada nama indeks dalam bentuk huruf sesuai bahasa dari nama bersangkutan, dan dianggap sebagai satu unit. Angka bahasa inggris diatas 1.000 seperti 1.205 diindeks sebagai “Twelve hundret five” bukan “one thousand two hundred”.

Nama	Indeks		Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2
69 Klab Malam	Enam puluh sembilan	Klab Malam	1
Restoran 99	Sembilan puluh sembilan	Restoran	2
The 6th Street Theather	Sixth Street	Theater (The)	3
69 Club	Sixtynine	Club	4

Peraturan 18 : Nama-Nama yang Sama

Apabila nama-nama yang akan diabjad sama, tetapi alamatnya berbeda-beda, maka nama-nama tersebut diabjad menurut nama kota. Nama provinsi atau negara bagian hanya dicantumkan bilamana terdapat dua nama kota yang bersamaan. Bilamana berada dikota yang sama, maka diabjad melalui nama jalan, bilamana jalan juga sama, maka diabjad melalui nomo denga nomor kecil mendahului nomor besar.

Nama	Indeks					Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3	Unit 4	Unit 5
Toko Buku Gramedia Jalan Merapi Jakarta	Gramedia	Toko Buku	Jakarta	Jalan Merapi		1
Toko Buku Gramedia Jalan Siliwangi	Gramedia	Toko Buku	Jakarta	Jalan Siliwangi		4
Toko Buku Gramedia Jalan Pahlawan No.50 Jakarta	Gramedia	Toko Buku	Jakarta	Jalan Pahlawan	Nomor 50	3
Toko Buku Gramedia Jalan Pahlawan No.45 Jakarta	Gramedia	Toko Buku	Jakarta		Nomor 45	2

Peraturan 19 : Nama Bank dan Nama Sekolah

Nama Bank pertama-tama diindeks menurut nama kota, kemudian bagian dari nama kota bilamana ada, kedudukan bank dalam tanda kurung di belakang unit terakhir, nama sekolah diindeks pada nama kota diikuti nama sekolah dan nomor. Didalam mengabjad, nomor kecil mendahului nama besar.

Nama	Indeks					Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3	Unit 4	Unit 5
BNI Cabang Jakarta Thamrin	Jakarta	Thamrin (cabang)	Negara Indonesia	Bank		3
BNI Kantor Pusat Jakarta	Jakarta (Kantor Pusat)	Negara Indonesia	Bank			1
PT Bank Central Asia Cabang Jakarta Selatan	Jakarta	Senayan (Cabang)	Central Asia	Bank	PT	2
SMA 1 Salatiga	Salatiga	SMA	1

Peraturan 20 : Gelar Nyonya (Ny./Mrs)

Ineks nama wanit yang mengandung gelarnya (Ny./Mrs) Tergantung pada model nama bersangkuta, misalnya mengandung tanda hubung, diindeksnya adalah menurut peraturan mengindeks nama-nama yang sesuai, dan gelarnya nyonya ditempatkan dibelakang unit terakhir didalam tanda kurung yang didalam abjad diabaikan.

Nama	Indeks			Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
Ny. Budi Imam Saputro	Saputro	Budi	Imam (Ny )	2
Ny. Tien Budi Soeharto	Soeharto	Tien(Ny)		3
Ny. Intan Budi Susilo	Budi Susilo	Intan		1
Dr.Ny. Ida Sukaman	Sukaman	Ida(ny)		4

BAB III

PENUTUP

A.  Kesimpulan

Dari pembehasan diatas dapat disimpulkan bahwa mengindeks adalah urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Sedangkan indeks adalah saran penemuan kembali surat atau arsip dengan cara mengidentifikasi surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat tersebut dengan lainya. Menurut susunan dari ARMA (American record management association ) peraturan mengindeks berjumlah 20 piluh peraturan yang digunakan oleh kebanyakan perusahaan, organisasi dan badan pemerintah Amerika Serikat. Adapun syaratsyarat dari indeks yaitu : 1) Singkat, jelas dan mudah diingat, 2)Kata benda atau kata pengertian kebendaan,3)Harus berasal dari surat masuk atau surat keluar,3) Harus berorientasi kepada kebutuhan si pemakai.

B.  Saran

Agar kiranya makalah ini tidak hanya di susun dan disimpan begitu saja, saran dari penulis makalah ini dipelajari oleh mahasiswa dengan cermat, karena ini nantinya akan mempermudah mahasiswa dalam mengindeks apabila  sedang turun kks dan magang.

DAFTAR PUSTAKA

Bahan Ajar Pengantar Manajemen Kearsipan oOleh Bapak Drs. Muhammad Polinggapo, S.Sos. M.Pd, dan Hj. Nina Lamatenggo, SE. M.Pd. 2010.